ההבדלים בין רואה חשבון למנהל כספים

“אני בעל עסק קטן או בינוני – יש לי רואה חשבון, אז בשביל מה אני צריך ניהול כספים?” משפט ששמעתי כל כך הרבה, ולרוב, מאנשים שיש להם עסקים מפסידים או עסקים שאינם מרוויחים כפי שהיו אמורים להרוויח. הגדלת רווחים בארגון

תפקידו של רואה החשבון הוא לאסוף את כל החשבוניות והקבלות, ההוצאות וההכנסות – ולרכז את הכל בדוחות כספיים, שנקראים מאזן + דוח רווח והפסד. רואה חשבון צריך לתעד בדוח אחד את כל מה שקרה בעבר, ולדווח למס הכנסה. במנוף לעסקים איננו מתעסקים בעבר, אלא בניהול ההווה ובתחזיות ותכנון העתיד.

כעת אני רוצה לספר לכם מה המשמעות של ניהול כספים לעסקים במציאות הקיימת והנדרשת, וכיצד זה יכול לתרום לעסק בייעול ושיפור הרווחיות שלו.

שירותי ניהול הכספים כוללים אחריות מלאה על תחום הכספים בחברה

שירותי ניהול הכספים, כפי שאנחנו נותנים במנוף לעסקים, מעניקים ללקוח ניהול ברמה מקצועית ושליטה פיננסית – ניהולית על העסק. שירות ניהול הכספים כולל ניהול תזרים מזומנים, ניהול הפעילות המקצועית מול הבנקים, מנהל החשבונות וסוכן הביטוח, ניהול תהליכי הגבייה, ניהול התקציב השנתי ובקרה תקציבית, בניית תכנית עבודה/ תכנית מכירות שנתית וחודשית כולל בחינת היעדים, חלוקה למרכזי רווח שונים, ניתוחים כלכליים שונים למטרת שליטה ובקרה למנכ”ל החברה ולמטרת תמיכה בהחלטות בנושא התייעלות העסק.

בעסקים שאנחנו מגיעים אליהם, מי שאמון על כל המשימות המתוארות מעלה (לפני הגעתנו), הוא המנכ”ל (הבעלים) של החברה, ובנוסף לעובדה שאנו מגיעים עם ניסיון רב יותר ומומחיות מקצועית גבוהה לאין שיעור בניהול כספים בארגונים, תפקידנו (בין היתר) גם לפנות את המנכ”ל מההתעסקות הזו למטרת פיתוח עסקי, שיווק, ניהול העובדים, הלקוחות והספקים.

ניהול תזרים המזומנים של הארגון

ניהול התזרים מתבצע ברמה יומיומית. במנוף לעסקים אנו שולטים אחר התזרים און ליין כולל תחזית לשבועות הקרובים ברמה מדויקת עד כמה שניתן לחזות, ובאופן כזה, אנו מנחים את מנהלי החברה במועד הוצאת השיקים לספקים ובמצב הבנק העתידי. כמו כן, אנו מנחים ומלווים את תהליך הגביה, על מנת לקבל מידע עדכני ביותר. שלא כמו דו”ח חשבונאי, תזרים המזומנים כולל את כל ההכנסות הצפויות, ואת כל ההוצאות הצפויות גם אם אינן נכללות בדוח החשבונאי (כגון: מע”מ, הוצאות על הלוואות, הוצאות אשר כוללות פחת כמו נכסים/ שיפוץ/ מיחשוב).

בנוסף לניהול התזרים היומיומי, קיים ניהול תזרים חודשי שאותו אנו מנהלים ומעדכנים על מנת לחזות חריגות ממסגרת אשראי על מנת לנהל אותו אל מול הבנקים, ואל מול קביעת מועדי הזמנות (בנוסף למידע על המלאי מהמחסן) ועוד.

עורכים את התקציב השנתי של העסק כולל ניהול בקרה תקציבית

בעריכת וניהול התקציב יש צורך בעבודה יסודית שלנו אל מול מנהלי המחלקות/ המוצרים/ השירותים השונים, וכן אל מול מנכ”ל/ הבעלים של החברה. התקציב נבנה עפ”י ההוצאות הצפויות של העסק לשנה הבאה כולל כל הוצאות השכר, הוצאות הגלם והוצאות התפעול של העסק.

אל מול ההוצאות יש לערוך צפי להכנסות החברה באותה שנת תקציב, וזאת באמצעות בניית תכנית עבודה חודשית מפורטת (בעדיפות עפ”י המחלקות השונות, המוצרים השונים או הלקוחות השונים), ובה אנו לוקחים בחשבון את כל הפרמטרים הידועים נכון להיום (לדוג’: פרויקטים נוכחיים, חוזים שנכנסו, לקוחות קיימים, צפי לגידול עקב הגדלת מערך ההפצה, רכישת קו ייצור נוסף, קמפיין שיווקי גדול או אחר) ולתרגם אותם למספרים ריאליים.

במקרים בהם העסק אינו מרוויח מספיק, משמש התקציב ככלי ניהולי למנכ”ל החברה לביצוע תכנית התייעלות כולל קיצוץ בסעיפי ההוצאות. בעסקים בהם קיימת עונתיות, אנו עורכים תקציב חודשי/ רבעוני בכדי לתכנן את יעדיה הכספיים של החברה ביעדים מדוייקים יותר. במקרים מסוימים, אנו מכינים גרסאות נוספות של התקציב הנגזר מניתוחי רגישות כגון: צפי לעזיבת לקוח גדול, צפי להקפאת פרויקט קריטי או להיפך.

ניהול התקציב ובקרתו הינו קריטי לניהול החברה, על מנת לבחון את עמידת יעדי ההכנסות והרווחיות של החברה בכל חודש ובאמצעות בקרה זו, להסיק מסקנות אופרטיביות באם יש צורך מבעוד מועד.

מדידת מחלקות ומוצרים בארגון או חלוקת החברה למרכזי רווח

“מרכזי רווח” הוא מונח אשר מתקשר למדידת רווחיות בחלוקה ל: מחלקות\צוותים\מוצרים המייצרים תפוקה בארגון. מניסיוננו רב השנים, גילינו שבמקרים רבים, הרווחיות של העסק גדלה באופן משמעותי כאשר מחלקים את העסק למרכזי רווח (במידה וניתן לחלק), כגון: מנהלי מכירות, מנהלי מחלקות, ראשי צוותים, מוצרים וכו’.

חלוקה למרכזי רווח אינה מלאכה פשוטה, ועל מנת להגיע לדיוק מירבי יש לקחת בחשבון את כל ההוצאות הישירות של המחלקה ואת העמסת ההוצאות העקיפות המיוחסות לה. כאשר קיימות טבלאות שליטה וניהול למנכ”ל החברה בהם הוא מודד את המחלקות השונות, והוא יושב אחת לחודש עם המנהלים/ אנשי המכירות על עמידה ביעדים, וכן על מסקנות ותכנון עתידי – הדבר משפיע הן לשיפור הרווחיות בכל מחלקה, והן במעורבות של המנהל/ ראש הצוות בפעילות המחלקה שלו בצד הפיננסי. המעורבות של ראש המחלקה גדלה אף יותר, במקרים בהם אנחנו יוצרים תכנית בונוסים לשכר.

ניתוחים שונים להתייעלות כלכלית של הארגון

כחלק מהשירות שאנו נותנים כמנהלי כספים חיצוניים, אנו עורכים ניתוחים כלכליים שונים עפ”י הצורך, וזאת על מנת לייעל את העסק. אנו בודקים את רווחיות המחלקות ו/ או המוצרים כדי לבחון התייעלות. בוחנים בחינה כלכלית של רווחיות הלקוחות כולל פילוח המכירות מסך כל המכירות בחברה והשוואה בין שני פרמטרים אלו, כדי לבחון כדאיות עבודה עם הלקוחות השונים והתייעלות בנושא. ניתוח עלויות והתייעלות בהוצאות החברה, הן בתחום התפעולי והן בתחום הגולמי.

אנו במנוף לעסקים שימשנו במהלך השנים כמנהלי כספים חיצוניים של מאות עסקים, מה שמקנה לנו ראיה רחבה של הליכים, הוצאות, הכנסות וריווחיות בענפים שונים, ויכולת לבצע ניתוחים והשוואות בניהול עסקים רבים.