בניית תקציב (מפורטת ומציאותית ככל האפשר) ובקרה תקציבית שוטפת (המאתרת נקודות חריגה מהתקציב קרוב להיווצרותן), הינן הבסיס הכלכלי לניהולו התקין של כל עסק, ללא קשר לגודלו או לנפח הרווחים שלו. אולם, בעסקים בינוניים עד קטנים, הן אינן בגדר “המלצה בלבד”, אלא כורח המציאות. בניית תקציב ובקרת תקציב ככלי ניהול עסקיים

ניהול כספים בנושא התקציב יתבצע בשני שלבים:

  • התכנון – שלב בניית התקציב, בו נלקחים בחשבון אלמנטים תקציביים רבים ככל האפשר של סעיפי ההכנסות וההוצאות, תוך התבססות על נתוני שנים קודמות, ועל תחזית מוערכת לשנה הקרובה.
  • מעקב ביצוע ואיתור חריגות – שלב בקרה תקציבית, אשר מטרתה לבחון את המצב בפועל מול התחזית ולזהות חריגות המחייבות טיפול, הן ביעדי ההוצאות והן ביעדי ההכנסות.

בניית תקציב

התדירות המומלצת לארגון יציב בכלכלה יציבה היא לכל הפחות אחת לשנה, אולם, כאשר מדובר בעסק מתפתח או במציאות משתנה, התדירות משתנה בהתאם לנסיבות (בניית תקציב חצי-שנתי, או לחילופין, הכנת תקציב המיועד לפרויקט ספציפי).

להלן הנקודות שחייבים להתייחס אליהן:

1. הכנסות – קיימות + צפי הכנסות:

  • נתוני העבר – את נתוני ההכנסות בעבר ניתן למצוא במאזני בוחן, דוחות רווח והפסד או בכל כלי ניהול תקציב אחר, בו נוהג הארגון שלך להשתמש.
  • תחזית הכנסות – צריכה להתחשב בארגון עצמו ובגורמים נוספים המשפיעים ישירות ובעקיפין על המציאות העסקית הקיימת של הארגון ושל התחום בו הוא עוסק. דוגמאות: בארגון עצמו – קמפיין חדש, בסביבה העסקית – מתחרים חדשים שצצו, ברמה הכלכלית הארצית – אינפלציה גבוהה או תיקוני חוק המשפיעים.

הערה: בניית סעיף הכנסות מפולח בצורה מפורטת תאפשר לך, בהמשך, בשלב הבקרה התקציבית, לאתר בצורה מדוייקת יותר מה מקורן של הסטיות בין התחזית לבין המתרחש בפועל. מומלץ להיות זהיר ולגייס את מירב הפסימיות שלך, על מנת שלא ליפול לאופטימיות יתר בצפי ההכנסות!

2. הוצאות – קיימות + צפי הוצאות:

  • נתוני העבר – נתונים אלה ניתן למצוא באותו המקור בו נמצאו נתוני ההכנסות. את הנתונים האלה יש לחלק לשניים: הוצאות קבועות (שכירות, שכר קבוע לעובדי הליבה, תשלומים לספקים ולשירותים קבועים וכד’) והוצאות משתנות (הוצאות המושפעות באופן ישיר משינויים בהיקף המכירות – למשל, צמצום/הרחבת מחלקות בארגון וכד’).
  • תחזית הוצאות – מתבססת על ההוצאות הקבועות מהעבר בשקלול של ההוצאות המשתנות.

הערה: מאחר ולא ניתן לחזות את כל הרכיבים המשתנים במדויק – יש להניח כי מדובר בצפי בלבד. לכן, יש להוסיף עליו מרווח טעות של אחוזים מסויימים, אשר יאפשרו לך שלא לעמוד במצב חירום מיידי בזמן גילוי חריגה ממנו.

3. צפי רווח:
• צפי רווח בעסק הוא התוצאה של צפי ההכנסות פחות צפי ההוצאות, והוא זה המאפשר את מרווח הנשימה הכלכלי של העסק. הרווח יקבע בשילוב של “הרצוי” ל”מצוי”.

שלב בקרה תקציבית:
לגילוי מוקדם של חריגות מהתקציב המתוכנן נודעת חשיבות רבה, ולכן, שלב הבקרה צריך להיות מבוצע ומעודכן לפחות פעם בחודש, ללא קשר לתדירות התכנון.

לבקרה התקציבית שלושה אלמנטים:
1. התקציב המתוכנן – זהו התקציב שנבנה בשלב הקודם, שלב התכנון, המחולק לפי הסעיפים השונים.
2. התקציב בפועל – ההכנסות וההוצאות השוטפות הקיימות בפועל, בהתאם לסעיפים השונים.
3. הפרש – ההפרש בין התקציב המתוכנן לבין הקיים בפועל. זהו האלמנט החשוב, המיועד לכוון אותך לנקודות הכשל שבתכנון ולהצביע על מה שדורש תיקון.

לסיכום
בניית תקציב ובקרה תקציבית הם למעשה, הפרטים ה”קטנים” (והזניחים, לכאורה) העלולים לשנות בגדול את השורה התחתונה במאזן הקרוב עבור העסק שלך. הקלת ראש בהם, עלולה להיות הטעות ראשונה, תחילתו של מדרון תלול מאד.

אל תחכה לדקה ה-90, פנה כבר היום למנוף לעסקים, אשר יסייעו לך בבניית התקציב התקופתי שלך.