בניהול כספים חיצוני, אחד הדברים הראשונים שאנו מבקשים על מנת לבדוק את מצב העסק וכדי להתחיל לעבוד ולהכין תזרים ותקציב שנתי, הם הדוחות הכספיים של החברה. לכן ביקשתי ממנכ”ל החברה את הדוחות הכספיים של השנים האחרונות של החברה, כולל מאזן בוחן של השנה הנוכחית. המנכ”ל הפנה אותי למנהלת החשבונות הפנימית (ומנהלת המשרד) של החברה, גב’ י.א. והיא מצידה הסבירה לי שמנהל החשבונות החיצוני במילואים ולכן זה מתעכב – אך לאחר תירוצים, ולחצים שלי שנמשכו שבועיים, הכלכלן שעבד תחתיי בחברה הזו, הודיע לי שקיבלנו את הדוחות והוא מעביר לי דוח אקסל המשווה בין הסעיפים השונים בדוח בין השנים.
קיבלתי את טבלת ההשוואה, ובמיידי ביקשתי שישלח לי את הדוחות כי היה נראה לי שהכלכלן שלי שגה בהקלדה. הסתבר שהוא לא שגה, ואני תוך שתי דקות יוצא בהצהרה כזו: “או שיש פה בלבול גדול בכרטסות, או שמישהו גונב פה הרבה מאוד כסף…” (התחושה הראשונית שלי הייתה שבעלי החברה מבצעים איזושהי טריק חשבונאי על מנת לייצר הכנסה נוספת).
איך גיליתי את מעילת הכספים בחברה
אז מה היה שם? ואיך עליתי על המעילה כל כך מהר?
סעיף “ביול חוזים” (פעם היה דבר כזה – על כל חוזה שאתה חותם מול המדינה או גופים ממשלתיים/ ציבוריים, היו משלמים 0.4% מסכום החוזה) היה גבוה פי 10 מהסכום שהיה אמור להיות עפ”י המחזור של החברה בשנים האחרונות. הבדיקה הראשונה שביצעתי הייתה לבחון אם אין בלבול בכרטסות ולא הכניסו בטעות הוצאות שקשורות לסעיפים אחרים לסעיף “ביול חוזים” (דבר כזה קורה רבות, כי הרבה פעמים עבודת הנהלת החשבונות ורואה החשבון היא עבודה טכנית). אך לאחר פרוט הכרטסת הרלוונטית הוברר לי שכל הסכומים הגיעו מחשבוניות שמקורן בדואר ישראל בעבור ביול חוזה.
אז איך קרה שהסכום כל כך גבוה? מי בדואר ישראל נתן להם חשבוניות על סכומים גבוהים כל כך ולא הגיוניים? מי בכלל אחראי על זה? והאם מישהו בסניף הדואר משתף פעולה עם הדבר הזה?
התחלנו בחקירה, ולא עירבנו אף אחד (כי עדיין לא ידעתי מי “הגנב”, למרות שהיה לי כבר חשד):
הכלכלן שלי ואני, הוצאנו את הקלסר של השנה ואת הקלסרים של שנים עברו והתחלנו לעבור חשבונית חשבונית וערכנו טבלה מסודרת של הסכומים ונושא ההוצאה. לאחר מכן, הלכנו פיזית לסניף הדואר וביקשנו עותק משתי חשבוניות (שכביכול הלכו לנו לאיבוד).
הממצאים היו מדהימים!
י.א. הייתה אחראית על הקופה הקטנה, על החשבוניות, על רישום השיקים, והיא אפילו הייתה חותמת בשם הבעלים על גבי השיקים. במשך השנים השיטה הלכה והשתכללה, אבל עיקר השיטה התבססה על זיוף פשוט – כאחראית על הקופה הקטנה, היא הייתה משלמת מכיסה על הוצאות החברה, ואז רושמת לעצמה שיק החזר עבור הסכום שהוציאה, וכך כשהיה חוזה עבודה לחברה בסך 125,000 ש”ח ויש לבייל בסכום של 500 ש”ח, היא הייתה שולחת את השליח לסניף הדואר עם כסף “שלה”, וכשקיבלה את החשבונית, הייתה מוסיפה את הספרה אפס והופכת את החשבונית ל 5,000 ש”ח – ואז רושמת “ומחזירה” לעצמה שיק ע”ס 5,000 ₪ מהחברה. עם השנים היא עירבה גם את שליח החברה, שהיה מקבל ממנה “שוחד ריטיינר” קבוע באמצעות שיק מהחברה (שהיא חתמה עליו).
עם ההצלחות בא התיאבון – עברנו על רישומים של 6-7 שנים אחורה וגילינו שבשנים הראשונות היא הייתה גונבת 200 – 500 ש”ח בחודש, ואט אט הסכומים גדלו והגיעו לסכומים של 40,000 – 45,000 ש”ח בחודש!!! בנוסף לשיטה הזו שהיוותה חלק עיקרי מאוד במעילה הגדולה – היו גניבות “קטנות” כמו רכישת מכשירי סלולר לכל המשפחה שלה באלפי ש”ח ע”ח החברה, שיפוץ הדירה שלה בסך 50-60 אלף ש”ח ע”ח החברה ועוד.
תפסנו את הגנבת, עכשיו מה עושים?
במהלך החקירה, בדקנו קלסרים וחומרים שהיו אצל מנהלת החשבונות במשרד, וכשכבר התקרבנו וסגרנו עליה, היא הרגישה זאת ולכן התחילה להעלים קלסרים, ולמרות זאת, מהחקירה שביצענו, גילינו שסך הגניבה של י.א. הגיע לסכום של 4,000,000 ש”ח (הצלחנו להוכיח כ- 3 מיליון ש”ח לפני שהיא העלימה קלסרים נוספים) – סכום מטורף, לאור העובדה שהמחזור של החברה אינו עשרות מיליוני שקלים בשנה.
גם כשהייתי בטוח, עפ”י כל החקירות והממצאים שהצביעו על חשיפת הגנבת י.א., כשקראנו למנכ”לי החברה לישיבה דיסקרטית ביום חמישי בערב על מנת להודיע להם, רעדו לי הברכיים. זו הפעם הראשונה שאני עולה על מעילה ועוד כל כך גדולה, ומה אם אני בכל זאת טועה?
בעלי החברה קיבלו את הידיעה בהלם מוחלט. ככל שהתקדמתי בתיאור החקירה ותיאור הממצאים, ההלם גדל והתחיל גם בכי. י.א. שעבדה 25 שנה בחברה, מאז שהשתחררה מהצבא, והייתה יד ימינם של בעלי החברה והאישה הכי אמינה מבחינתם – זו שניהלה את המשרד, זו שהם נתנו בה את כל אמונם והייתה אשת סודם – גנבה מהם מבלי להניד עפעף! י.א. ניהלה את החלק האדמיניסטרטיבי של המשרד ביד רמה (וגם הייתה חברה של העובדים), וכשהגיעה השמועה לכל העובדים, הכעס והאכזבה היו גדולים.
איך הצליחה להתרחש גניבה בחברה מבלי שאף אחד ידע?
ומדוע רואה החשבון של החברה לא עלה על זה?
דבר ראשון, גם אם רואה החשבון לא יודע בדיוק מהו סעיף “ביול חוזים” ואת המרכיב שלו במחזור, אין ספק שרואה החשבון של החברה, לפחות היה צריך לעלות על סטייה שנתית כזו בין השנים.
מצד שני, גם אם רו”ח החברה הוא בטופ 10 של רואי החשבון במדינה, תפקידו הוא לסדר ולרכז את כל החשבוניות והקבלות מההכנסות וההוצאות של החברה לדוח אחד מרוכז וטוב אל מול מוסדות המדינה, ולעיתים עבודתו הינה עבודה טכנית (גם אם היא מקצועית מאוד כרואה חשבון).
איך אנחנו כמנהלי כספים יכולים למנוע מעילות כספיות בארגון?
אנו כמנהלי כספים חיצוניים, אמונים בין היתר, על הבקרה התקציבית של החברה באמצעות מעקב שוטף וניתוחים שונים. להבדיל מרו”ח של החברה שתפקידו הוא הכנת דוחות כספיים למדינה, ובשונה ממנהל חשבונות או מנהל כספים פנימיים, לנו יש ראיה רחבה מניסיון של מאות חברות בהן עסקנו בניהול כספים חיצוני ויש לנו את היכולת לזהות הוצאות חריגות והתנהלות חריגה. הבקרה והמעקבים השוטפים על התנהלות העסק, מונעים את היכולת לבצע מעילות כספיות בארגון.
